Onlinefact koppeling: factureren vanuit Gordana in uw eigen Onlinefact

Gordana heeft een koppeling met Onlinefact, het Belgische facturatie- en kassaprogramma. Houdt uw gordijnwinkel haar facturen al bij in Onlinefact, dan hoeft u niet over te stappen. U maakt de factuur op in Gordana, vanuit de offerte die de klant goedkeurde. Onlinefact geeft ze een nummer uit uw eigen reeks, maakt de PDF en verstuurt ze via Peppol. Betalingen gaan vanzelf heen en weer.

Voor wie is de Onlinefact-koppeling?

Voor gordijnwinkels en gordijnateliers die Onlinefact al gebruiken voor hun facturen of hun kassa, en die dat zo willen houden. Uw nummering loopt door, uw boekhouder blijft op dezelfde plek kijken en uw facturen zien eruit zoals vandaag. Wat verdwijnt, is het overtypen: de regels van de offerte, de klant, het adres en het btw-nummer staan al in Gordana.

Gebruikt u geen Onlinefact, dan heeft u de koppeling niet nodig. Gordana kan dan zelf factureren, met een eigen doorlopende nummering, Peppol en een UBL-kopie voor uw boekhouder. Het verschil ziet u verderop.

Hoe werkt het, van offerte tot factuur?

De factuur begint waar het werk begint: bij de offerte. Heeft de klant goedgekeurd, dan maakt u in Gordana een voorschotfactuur. Is de opdracht gemonteerd, dan maakt u de eindfactuur. Die trekt de voorschotten die al gefactureerd zijn zelf af. Hoe een goede offerte eruitziet, leest u in gordijnen offerte maken.

Zolang de factuur een concept is, past u ze in Gordana aan. Klikt u op ‘Definitief maken’, dan maakt Gordana het document aan in uw Onlinefact-account. Onlinefact kent het factuurnummer en de gestructureerde mededeling toe (+++000/0000/00000+++) en maakt de PDF. Gordana neemt die gegevens over, dus de factuur heeft in beide programma's hetzelfde nummer en hetzelfde bedrag.

Stuurt u de factuur per e-mail vanuit Gordana, dan zit de PDF van Onlinefact in bijlage. Uw klant krijgt dus dezelfde factuur die in uw boekhouding staat.

Wie doet wat: Gordana of Onlinefact?

Peppol via Onlinefact

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde elektronische facturen sturen, via Peppol (zie FOD BOSA). Voor een gordijnwinkel gaat het dan om zakelijke klanten: een kantoor, een praktijk, een hotel of een woningcorporatie.

Zet u in Gordana de optie aan dat Onlinefact via Peppol verstuurt, dan gaat elke factuur aan een klant met btw-nummer via Peppol, vanuit uw eigen Onlinefact-account en onder uw eigen ondernemingsnummer. Particulieren krijgen de factuur zoals altijd per e-mail. Bij de factuur in Gordana ziet u wanneer ze via Onlinefact naar Peppol ging.

Betalingen in beide richtingen

Registreert u een betaling in Gordana, bijvoorbeeld een voorschot dat de klant in de winkel betaalt, dan gaat die meteen naar Onlinefact. Boekt u een betaling in Onlinefact, bijvoorbeeld bij het afpunten van uw bankafschriften, dan komt die elke nacht naar Gordana. Wilt u niet wachten, dan haalt de knop ‘Betalingen ophalen’ ze meteen op.

Gordana vergelijkt daarbij het betaalde bedrag in beide programma's, niet de losse betalingen. Een betaling telt dus nooit twee keer, hoe vaak u ook ophaalt. Is de factuur volledig betaald, dan kan Gordana de opdracht meteen op ‘volledig betaald’ zetten. Zo ziet u in uw overzicht van inmeting tot montage ook welke klanten nog moeten betalen.

Uw klanten in Onlinefact

Staat een klant al in Onlinefact, dan gebruikt Gordana die klantfiche. Gordana herkent een bestaande klant alleen aan het btw-nummer, of aan naam en e-mailadres samen, nooit aan het e-mailadres alleen. Een woningcorporatie of een projectontwikkelaar gebruikt vaak één adres voor veel verschillende namen, en die horen niet op één fiche. Staat de klant er nog niet in, dan maakt Gordana hem aan.

Onlinefact koppelen in drie stappen

De koppeling hoort bij de facturatiemodule van Gordana. Die staat standaard uit en zet u aan bij Instellingen → Facturatie.

1. Maak een API-sleutel in Onlinefact: ga naar Configuratie → Instellingen → tabblad API en maak een nieuwe sleutel aan. Kopieer het geheim meteen: Onlinefact toont het maar één keer.
2. Plak sleutel en geheim in Gordana: bij Instellingen → Facturatie kiest u 'Onlinefact koppelen'. Gordana test de sleutel meteen, zodat u weet of het werkt.
3. Kies of Onlinefact via Peppol verstuurt: met die optie aan gaat elke factuur aan een klant met btw-nummer via Peppol, vanuit uw eigen Onlinefact-account.

Uw API-geheim wordt versleuteld bewaard en komt nooit in de browser terecht. Koppelen en ontkoppelen kan alleen wie in Gordana de instellingen mag beheren.

Onlinefact of factureren in Gordana zelf?

Beide werken met dezelfde facturen in Gordana: voorschotfacturen, eindfacturen, creditnota's en betalingsherinneringen. Het verschil zit in wie de factuur definitief maakt.

• Met Onlinefact: nummer, PDF en Peppol komen uit uw Onlinefact-account. Kies dit als u Onlinefact al gebruikt, bijvoorbeeld ook als kassa, of als uw boekhouder er al mee werkt.
• Zonder Onlinefact: Gordana nummert doorlopend en zonder gaten, maakt de PDF in uw huisstijl, verstuurt via Peppol en stuurt elke factuur als UBL-bestand naar het inleesadres van uw boekhoudpakket of uw boekhouder.

U kunt later nog wisselen. Facturen die al gemaakt zijn, houden hun nummer en blijven waar ze zijn. Alleen nieuwe facturen volgen de nieuwe keuze. Welke functies u verder van gordijnsoftware mag verwachten, staat in gordijnsoftware functies.

De facturatiemodule volgt de Belgische regels. Onlinefact is een product van een ander bedrijf; u heeft er een eigen account voor nodig.

Veelgestelde vragen