Gordijnsoftware functies: wat heeft u echt nodig?

Veel gordijnspecialisten werken nog met een combinatie van Excel, losse Word-documenten en een notitieboek. Dat werkt — tot het niet meer werkt. Zodra het aantal klanten en offertes toeneemt, sluipen berekeningsfouten en vergeten opvolgingen er gegarandeerd in. Specialistische gordijnsoftware lost dat op, maar welke functies zijn daarvoor onmisbaar?

1. Automatische stofberekeningen

De kern van elk gordijnproject is de berekening: hoeveel stof is er nodig, rekening houdend met de plooifactor, het rapport, de zoom en de breedte van de stofbaan? Een goede rekentool vraagt alleen om de afmetingen van het raam en het type gordijn. De rest — plooifactor, stofverbruik, aantal banen, verliesmarge — berekent het systeem automatisch.

Gordana ondersteunt alle gangbare gordijntypes: wave gordijnen, plooigordijnen, vouwgordijnen, vitrages en panelgordijnen. Per type worden de juiste parameters toegepast zonder dat u formules hoeft te kennen of in te voeren.

2. Offertebeheer van A tot Z

Een berekening omzetten naar een professionele offerte is minstens even belangrijk als de berekening zelf. Gordana genereert automatisch een gedetailleerde offerte met uw logo, klantgegevens, artikelregels per raam, materiaalkosten en arbeidskosten. De offerte is direct downloadbaar als PDF en kan met één klik per e-mail naar de klant worden verzonden.

Elke offerte krijgt een uniek referentienummer, een vervaldatum en een status (concept, verstuurd, geaccepteerd). U ziet in één oogopslag welke offertes nog open staan en welke opvolging vragen. Lees ook ons artikel over hoe u een foutloze gordijnofferte maakt voor praktische tips over de opbouw en opvolgstrategie.

3. Klantbeheer en dossieropbouw

Elke offerte en opdracht is gekoppeld aan een klantdossier. In Gordana beheert u per klant naam, adres, contactgegevens en de volledige historiek van offertes en opdrachten. Zo weet u bij een nieuwe aanvraag meteen wat u eerder voor die klant hebt gedaan, welke stoffen zijn gekozen en wat de afgelopen projecten hebben gekost.

Het klantdossier werkt ook als een praktisch verkoopinstrument: bij een klant die twee jaar geleden gordijnen liet plaatsen, kunt u proactief een offerte voor de slaapkamer of tuinkamer opmaken, gebaseerd op de eerder geregistreerde raamafmetingen.

4. Van offerte naar opdracht: de werkstroom

Zodra een klant akkoord gaat, zet Gordana de offerte met één klik om naar een opdracht. Vanaf dat moment kunt u de uitvoering opvolgen via een statusworkflow: van bestelling bij de leverancier, over productie en plaatsing, tot afgerond. Elk teamlid ziet de actuele status van elke opdracht, zonder dat u manueel moet communiceren via e-mail of telefoon.

De opdrachtenlijst geeft u een gestructureerd overzicht van lopende projecten, inclusief de planning en de verantwoordelijke medewerker. Dat vermindert de kans op vergeten afspraken en dubbele communicatie aanzienlijk.

5. Stoffenbeheer en prijsopbouw

Een centrale stoffen- en materiaalbibliotheek is essentieel om uw berekeningen consistent te houden. In Gordana legt u per stof de breedte, de prijs per lopende meter en de leverancier vast. Die gegevens worden automatisch gebruikt in de rekentool en de offerte — u hoeft prijzen nooit meer handmatig over te typen.

Wanneer een leverancier een prijswijziging doorvoert, past u de stofprijs eenmalig aan in het stoffenbeheer. Alle toekomstige offertes met die stof gebruiken automatisch de nieuwe prijs. Geen verouderde tarieven meer in uw documenten.

6. Teambeheer en toegangsbeheer

Werkt u met medewerkers of freelance plaatsers? Gordana laat u teamleden toevoegen met specifieke rechten. Een binnendienst medewerker kan offertes opmaken maar geen klanten verwijderen. Een plaatser ziet de opdrachten maar niet de prijsafspraken. U bepaalt per rol welke acties toegestaan zijn — dat voorkomt onbedoelde wijzigingen en houdt gevoelige informatie afgeschermd.

Veelgestelde vragen

Automatisch laten berekenen met Gordana

Gordana bundelt alle functies die een gordijnspecialist dagelijks nodig heeft — van de eerste meting tot de afgetekende opdracht — in één overzichtelijk systeem. U hoeft geen Excel-sheets meer bij te houden of offertes handmatig op te bouwen: de software doet het rekenwerk, u focust op de klant. Bekijk ook waarom elke gordijnwinkel software nodig heeft voor een breder beeld van de voordelen.